Tally की इस series के आज के अध्याय में हम आपको बताएंगे कि Tally ERP 9 में Debit Note Voucher क्या है और उसमें Transaction कैसे Record करते हैं।
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| Debit Note Voucher or Transaction |
What is Debit Note Voucher – डेबिट नोट वाउचर क्या हैं।
जब Customer व्दारा किसी भी कारण से जैसे माल खराब होना, जिस Quality के माल का order दिया था। वैसा माल नहीं होना या किसी अन्य कारण से, खरीदा हुआ माल, पूरा या आंशिक रुप से वापस कर दिया जाता है तो कस्टमर के लिए यह Purchase Return कहलाता हैं।
- इस तरह के Transaction को Record करने के लिए customer व्दारा Debit Note Voucher का उपयोग किया जाता हैं। इस तरह के Transaction को रिकॉर्ड करते समय Purchase में से कम किया जाता हैं।
- कई बार customer व्दारा खरीदे गये माल में कोई शिकायत होती है और वह Supplier को उस शिकायत के बारे में बताता हैं।
- Supplier उस शिकायत की भरपाई के रुप में customer को कुछ छूट देने की सहमति प्रदान करता है तो इस तरह की छूट की राशि को भी customer व्दारा Debit Note Voucher में रिकॉर्ड किया जाता हैं।
Debit Note Voucher के इस उपयोग को हम आगे GST के साथ समझेंगे। इसके पहले वाली पोस्ट में-
- Purchase Voucher क्या है और उसमें transaction कैसे रिकॉर्ड करते हैं।
- Sales Voucher क्या है और उसमें transaction कैसे रिकॉर्ड करते हैं।
हमने आपको voucher वाली पोस्ट में बताया था कि Purchase Voucher, Sales Voucher, Debit Note Voucher और Credit Note Voucher मुख्यतः माल (goods) से सम्बंधित हैं। साथ ही इन चारो वाउचर में सामन्य रुप से उपयोग होने वाली कई जानकारीया भी दी थी। उन सभी बातो को अच्छे से समझने के लिए उस पोस्ट को अवश्य पढ लें।
Purchase Return Transaction
हमने Ashok Traders के Invoice No. 310, दिनांकित 02/07/2020 से जो माल उधार खरीदा था, उसमें Sony TV 24’’ नग (Numbers) जो कि हमने रु 21000/- प्रति नग के हिसाब से खरिदा था, ठीक से काम नही कर रहा था, उसे हमने 31/07/2020 को Debit Note Voucher बनाकर वापस (Purchase Return) कर दिया।
इस transaction को रिकॉर्ड करने के लिए हमने टैली में हमने कम्पनी ऑपन कर ली हैं।
ध्यान दें। जिस तारीख को transaction होता है, टैली में उसे, उसी तारीख में रिकॉर्ड किया जाता हैं।
अभी हम Gateway of tally पर है और Accounting Voucher के लिए V प्रेस करें।
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अब Right side Button Bar में Debit Note
and Credit Note लिखा दिखाई पड रहा हैं। पर ये
धुधले दिखाई पड रहे हैं। इसका मतलब ये कि ये अभी Enable यानी Active नही हैं तो पहले इन्हे Enable करना होगा तभी हम इन वाउचर
का उपयोग कर सकेंगे।
चालू
करने के लिए F11 key प्रेस करें।
img
यहा दिखाई पड़ रहे Invoicing के अंतर्गत Use debit and credit notes को Yes करें।
चूंकि हम debit and credit note voucher का उपयोग invoice Mode में करना चाहते है तो इसके बाद वाले ऑप्शन को भी Yes कर लेंगे। इसके बाद setting को सेव करने के लिए Ctrl + A प्रेस कर दें।
देखिए अब हम इन दोनो vouchers का उपयोग कर सकते हैं। Debit Note Voucher के लिए Ctrl + F9 key प्रेस करें।
अब Debit Note Vocher Creation Window आ गई हैं। और जैसा की हमने आपको पहले बताया था। कि यदि ये विंडो वाउचर मोड में ऑपन हुई हो तो invoice Mode के लिए हमे Ctrl + V किज को प्रेस करना होगा।
फिर Alt + I keys से इसे हम अपनी जरुरत के हिसाब से Account Invoice से item inoice या item invoice से Account Invoice Mode में चेंज कर सकते हैं।
यहा ये आइटम इनवाइ मोड में हैं और हमें यही चाहिए भी।
• अ1 जिस तारिख में माल वापस कर रहे है पहले वो तारिख चुन लेंगे।
• यहा Original Invoice के आगे सप्लायर का वो bill no. टाइप करना होगा। जिस बिल का माल हम वापस कर रहे हैं।
• यहा उस बिल की तारिख टाइप करें।
• Party A/c Name में उस सप्लायर का नाम सेलेक्ट करें। जिसको माल वापस किया जा रहा हैं। यहा पर खास बात ध्यान रखे।
• यदि सप्लायर goods return के साथ ही उस माल का पेमेंट, कैश या चेक से हाथो हाथ कर देता है तो फिर Party A/c Name में Praty के नाम की जगह पर, उसने जिस तरह से पेमेंट किया है उसका लेजर जैसे- (1) यदि कैश पेमेंट कर दिया है तो Cash Account और (2) यदि सप्लायार ने हाथों हाथ चेक दे दिया है तो उस बैंक का अकाउंट सेलेक्ट करना होगा, जिसमें आप, उसका दिया हुआ चेक डिपाजिट करने वाले हैं।
• हम Party a/c name में Ashok Treders का Ladger Select कर रहे हैं।
• Party Details में कोई बदलाव नही करना हैं। तो या तो हम enter press करके आगे बढे या Ctrl+A से इसको accept करके आगे बढ सकते हैं।
• पर्चेस लेजर में चूंकि हम माल वापस कर रहे है तो इसके लिए पर्चेस रिटर्न का लेजर सेलेक्ट करना होगा। और ये लेजर बना हुआ नही हैं। इसे बनाने के लिए Alt + C Press करके purchase return के नाम से Purchase account group में लेजर बना लेंगे।
• Name of item में वो आइटम सेलेक्ट करेंगे जो वापस किया जा रहा हैं।
• यहा उसकी Quantity टाइप करेंगे।
• यहा पर उसका रेट टाइप करेंगे।
• अब यदि एक से ज्यादा आइटम वापस कर रहे है तो इसी तरह आप उसे भी या ले लेंगे।
• इसी तरह नैरेशन में माल वापस करने का कारण टाइप कर दें। जिसे भविष्य में कभी जरुरत होने पर आपको ये पता चल सके कि आपने ये माल वापस क्यू किया था।
• नैरेशन डालने के बाद इसे सेव कर लेंगे।
Debit Note Voucher बनाने की संक्षिप्त प्रक्रिया –
Gateway of Tally – Accounting Voucher (v) – Debit Note Voucher (Ctrl + F9) – Item Invoice – F2 (change date) – Supplier’s Orginal Invoice No. – Supplier’s Invoice date – Party a/c name (Cash account/Bank Account/ Supplier’s Account) – Party Details – Purchase Ledger (Purchase Return) – Name of Item – Qua
