Tally के इस series के आज के अध्याय में हम आपको बताएंगे कि टैली में Stock Groups क्या है, Stock Groups की आवश्यकता क्यों होती हैं? और Stock Groups कैसे बनाते हैं?
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| What is the group in Tally ERP 9 |
इसके पहले वाली Post में हमने आपको Receipt Voucher, Payment Voucher और Contra Voucher में Transaction Record करना बताया था।
उसके बाद हमने आपको Purchase Voucher और Sales Voucher के बारे में बतना था लेकिन इनके बिच में ही हम आपको Stock Items और Stock Groups के बारे में समझा रहे हैं।
Purchase Voucher और Sales Voucher के पहले Stock Groups और Stock Items की आवश्यकता क्यों होती हैं?
- कौन सा माल खरीदा।
- कितनी Quantity थी।
- भाव क्या था।
- कौन सा माल बेचा।
- कौन सा माल स्टॉक हैं। इत्यादि।
और इन्हीं कारणों से टैली में हमे Purchase Voucher और Sales Voucher Transaction Record करने के पहले Stock Item बनाना होते हैं।
Stock Items के लिए Stock Groups की जरुरत क्यों हैं?
- मान लिजिए हमरा ABC Electrical & Electronics Items का शोरूम है।
- जिसमें हम अलग-अलग कम्पनी के अलग-अलग Size , Capacity (क्षमता) के बहोत सारे Product जैसे- TV, Washing Machine, Computer और Laptop इत्यादि रखते है और हमारे पास ऐसे बहोत से Product हैं। जैसे-
| Sony TV 24" | BPL TV 24" | LG TV 24" | Godrej 7 kg WM | LG 7 Kg WM |
|---|---|---|---|---|
| BPL TV 32" | LG TV 32" | Godrej 8 Kg WM | LG 8 Kg WM | Sony TV 43" |
| LG 10 Kg WM | BPL TV 43" | LG TV 43" | Godrej 9 Kg WM | LG 9 Kg WM |
| Sony TV 54" | Godrej 10 Kg WM | LG TV 53" | BPL TV 53" | Sony TV 32" |
Tally में इन सभी Product के अलग-अलग Product के खाते तो खोल सकते है पर यदि हम एक साथ शीघ्रता से ये देखना या जानना चाहते है कि हमारे पास कुल कितने TV, Washing Machine, Computer और Laptop है, या हम ये जानना चाहे हमारे पास कौन सी कम्पनी के कितने TV, Washing Machine, Computer और Laptop इत्यादि है, तो इस तरह की जानकारी के लिए हमें हर आइटम का अलग-अलग Stock देखना होगा।
फिर उन्हे Product और Brand के हिसाब से कही लिखना होगा और फिर उनका Total करना होगा। यानी की एक लम्बा और ज्यादा समय लेने वाला Process होगा।
फिर इतना करने के बाद भी कुछ गडबडी की सम्भवना बनी रहेगी तो इसका हल क्या है?
इसका हल ये होगा-
- पहला स्टेप – Stock Groups बना ले फिर उन Group खाते खोलना।
- दुसरा स्टेप – Stock Items के खाते खोलना।
- इस Chart में सबसे उपर ABC Electricals & Electronics लिखा हुआ हैं।
- इस शोरुम में क्या-क्या Product है, वे दुसरी लाइन में दिखाई पड़ रहे हैं।
- यहा इसे समझाने के लिए इन सभी Product में से सिर्फ TV के Sub Groups बनाकर दिखा रहे हैं।
- TV में किस - किस कम्पनी के TV है वो तीसरी लाइन में दिखाई पड़ रहे हैं।
- अब इनमें से किसी एक कम्पनी के TV पर जाते है, तो हमे पता चलता है कि इनमे कौन-कौन सी Size के TV हैं।
- यदि हम Tally में इस तरह के Groups और Sub Groups बनाकर उनके अंदर Stock Items बना ले तो हमे Stock से सम्बंधित सभी जानाकारी बैगर किसी गलती के आसानी से और जल्दी से मिल जाएगी।
अब सवाल ये है जब टैली में Account (Ledgers) के लिए ग्रुप्स और Sub Groups बनाकर दिये है। तो Stock Item के लिए कोई Group और Sub Groups बनाकर क्यो नही दिये।
इसका कारण ये है कि Ledgers के लिए जो Groups और Sub Groups बनाकर दिये गये है वो Account के Principle (सिद्धांत) के हिसाब से बने हुए हैं। और प्रायः सभी के लिए समान रूप से उपयोगी होते है।
Stock Group Creation - स्टॉक ग्रुप क्रिएशन?
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| Open New Company |
- हमने टैली में जो कम्पनी बनाई थी वो ऑपन कर ली हैं।
- Tally में जैसे ही हम कोई Company Open करते है तो सबसे पहले Gateway of Tally की विंडो दिखाई पडती हैं।